Gestion de restaurant sur Excel : le classeur gratuit, onglet par onglet
Un restaurant ou un café ? Appelez-nous ou rejoignez Tracer sur WhatsApp.
En bref. Pour une gestion de restaurant sur Excel gratuite, construisez un classeur de cinq onglets : Ventes, Achats, Produits, Caisse et Synthèse. Saisissez une ligne par jour et une ligne par facture, puis laissez SOMME.SI.ENS remplir la synthèse du mois. Comptez environ 11 heures par mois. Notre repère : le fichier tient jusqu’à environ 50 produits suivis.
La gestion d’un restaurant sur Excel, gratuite et sans abonnement, tient mieux qu’on ne le dit, à condition de construire le fichier comme un outil et pas comme un cahier. Le défaut classique est une feuille par mois remplie à la main, où chaque total se retape. Six mois plus tard, personne ne sait plus quel chiffre est juste. Voici un classeur de cinq onglets, avec les formules exactes à copier, et les limites à connaître.
Gestion restaurant sur Excel : le classeur en cinq onglets
Un seul fichier pour l’année. Une règle à respecter : on saisit dans les quatre premiers onglets, on ne saisit jamais dans la Synthèse. Tous les chiffres de cette page se calculent.
| Onglet | Une ligne, c’est | Colonnes | Saisi quand |
|---|---|---|---|
| Ventes | Un jour | Date, CA TTC, CA HT, couverts, espèces, carte | Chaque soir |
| Achats | Une ligne de facture | Date, fournisseur, catégorie, montant HT, payé ou non | À la réception |
| Produits | Un plat | Nom, coût matière, prix HT, marge | Quand un prix change |
| Caisse | Un jour | Date, fond, ventes espèces, compté, écart | Chaque soir |
| Synthèse | Un mois | Tout est calculé | Jamais |
Cette structure est faite pour additionner. Une ligne par événement, avec une date dans chaque ligne, et aucune ligne de total au milieu des données. C’est ce qui permet à une formule de tout retrouver seule.
Les formules à copier
Les exemples sont écrits pour Excel en français. Dans l’onglet Synthèse, mettez le premier jour du mois en cellule B1 et le dernier en B2.
Chiffre d’affaires HT du mois, avec le CA HT en colonne C de l’onglet Ventes :
=SOMME.SI.ENS(Ventes!C:C;Ventes!A:A;">="&B1;Ventes!A:A;"<="&B2)
Achats de viande du mois, avec la catégorie en colonne C et le montant en colonne D de l’onglet Achats :
=SOMME.SI.ENS(Achats!D:D;Achats!C:C;"Viande";Achats!A:A;">="&B1;Achats!A:A;"<="&B2)
Ce que vous devez encore à vos fournisseurs, avec payé ou non en colonne E :
=SOMME.SI(Achats!E:E;"Non";Achats!D:D)
Le prix actuel d’un plat, retrouvé par son nom dans l’onglet Produits :
=RECHERCHEX("Ojja merguez";Produits!A:A;Produits!C:C)
L’écart de caisse du jour, dans l’onglet Caisse, avec le fond en B, les ventes en espèces en C et le compté en D :
=D2-(B2+C2)
Sur une ancienne version d’Excel, RECHERCHEX n’existe pas : utilisez RECHERCHEV. Dans Google Sheets, les noms de fonctions dépendent de la langue du compte, et le séparateur peut être une virgule.
Une synthèse de mois remplie
Voici ce que l’onglet donne, à titre d’exemple, pour un petit restaurant.
| Ligne | Montant | Part du CA HT |
|---|---|---|
| CA HT | 38 000 DT | 100 % |
| Achats de matière | 12 540 DT | 33 % |
| Stock début − stock fin | − 380 DT | − 1 % |
| Coût matière | 12 160 DT | 32 % |
| Salaires et charges | 9 880 DT | 26 % |
| Loyer et énergie | 5 700 DT | 15 % |
| Autres dépenses | 4 560 DT | 12 % |
| Résultat | 5 700 DT | 15 % |
Le stock de fin a augmenté de 380 DT : ces produits achetés ne sont pas encore consommés, ils sortent du coût matière. Sans cette ligne, votre food cost serait faux d’un point. Le stock du début et de la fin viennent de votre inventaire du mois. Ajoutez à droite le mois précédent, et la colonne d’écart se calcule toute seule.
Cinq modèles gratuits pour ne pas partir de zéro
Vous n’avez pas à tout bâtir. Nos modèles se téléchargent sans abonnement et se complètent sur des onglets à part.
| Besoin | Modèle |
|---|---|
| Coût d’un plat | Fiche technique de cuisine |
| Compter le stock | Fiche d’inventaire |
| Suivre entrées et sorties | Suivi de stock |
| Contrôler la caisse | Clôture de caisse journalière |
| Préparer un projet | Budget d’ouverture d’un café |
Cinq réglages qui évitent les catastrophes
- Une liste déroulante pour les catégories. Viande, viande et VIANDE font trois totaux. Passez par Données, puis Validation des données.
- Des cellules de calcul verrouillées. Une formule écrasée par un chiffre tapé à la main ne se voit pas.
- Une sauvegarde datée chaque semaine. Un fichier corrompu en fin de mois, c’est un mois perdu. Copiez-le sur un second support.
- Un seul fichier vivant. Pas de version sur le téléphone et de version au bureau. Si deux personnes saisissent, utilisez un fichier en ligne partagé.
- Toujours HT pour piloter. Gardez le TTC dans une colonne à part, et calculez vos ratios sur le HT.
Combien de temps prend cette gestion ?
Prévoyez ce budget, à titre d’exemple, pour un restaurant d’une trentaine de plats avec une quinzaine de factures par semaine.
| Tâche | Fréquence | Temps |
|---|---|---|
| Ventes et caisse | 26 soirs | 26 × 10 min = 4 h 20 |
| Saisie des factures | 60 factures | 60 × 3 min = 3 h |
| Mise à jour des coûts | Une fois par mois | 1 h |
| Inventaire et synthèse | Une fois par mois | 3 h |
| Total du mois | 11 h 20 |
Si vous tenez ce rythme, le fichier vous rend service. Si vous prenez du retard, le classeur devient une archive, et il se met à mentir. La ressaisie des factures est le poste le plus lourd : notre article sur la saisie des factures fournisseurs aide à le réduire.
Où Excel s’arrête
Excel ne sait pas ce que vous avez vendu ce soir. Tant que cela ne vous gêne pas, gardez-le. Voici les quatre limites qui finissent par se faire sentir.
| Limite | Ce qui se passe | À quel moment |
|---|---|---|
| Pas de lien avec les ventes | Le stock théorique se calcule à la main | Au-delà d’environ 50 produits suivis |
| Un prix change, cent cellules attendent | Vos fiches techniques vieillissent | Dès que les prix d’achat bougent chaque mois |
| Plusieurs personnes saisissent | Versions en double, erreurs sans auteur | À partir de deux ou trois saisisseurs |
| Plusieurs sites | Un fichier par site, consolidation à la main | Au deuxième point de vente |
Notre guide de gestion de stock donne les conditions précises côté stock. Pour comparer avec les outils sans abonnement, lisez notre article sur le logiciel de gestion gratuit. Et si vous voulez seulement un chiffre sur un plat, le calculateur de food cost vous évite même d’ouvrir le fichier.
Une synthèse propre devient aussi la base de votre tableau de bord, et des sept chiffres de notre guide pour gérer un restaurant.
Le jour où le fichier ne suit plus
Quand Excel commence à vous coûter plus d’heures qu’il n’en économise, Tracer reprend le même travail : le coût des plats se recalcule seul à partir des recettes et des prix d’achat. Le plan Starter, à 99 DT par mois en TTC et facturé à l’année, couvre le stock, les recettes, les achats saisis à la main et le P&L. Le lien que le tableur n’a pas, chaque vente qui déduit sa recette du stock, passe par la caisse du plan Pro à 149 DT. Pour comparer les outils, suivez notre méthode pour choisir un logiciel de gestion de restaurant en Tunisie.
Questions fréquentes
Existe-t-il un modèle Excel gratuit pour gérer un restaurant ?
Oui. Nos cinq modèles gratuits couvrent la fiche technique, l’inventaire, le suivi de stock, la clôture de caisse et le budget d’ouverture. Ils se téléchargent sans abonnement et sont pensés pour les dinars.
Excel ou Google Sheets pour un restaurant ?
Google Sheets est gratuit et se remplit depuis un téléphone, à plusieurs. Excel est plus à l’aise avec les gros fichiers et fonctionne sans internet. Pour un petit restaurant avec deux personnes qui saisissent, Google Sheets est souvent plus simple.
Comment afficher les dinars avec trois décimales dans Excel ?
Sélectionnez les colonnes, ouvrez le format de cellule et choisissez Nombre avec 3 décimales. Ajoutez un format personnalisé avec DT si vous le souhaitez. Faites-le dès le départ, avant de saisir vos premières factures.
Excel peut-il remplacer ma comptabilité ?
Non. Il sert à piloter votre activité. Votre comptable tient les livres et prépare les déclarations à partir de vos pièces. Gardez vos factures originales et ne les jetez pas sous prétexte qu’elles sont saisies.