Saisie des factures fournisseurs : la méthode pour un restaurant

La saisie des factures fournisseurs se fait le jour de la réception, ligne par ligne : c’est le moment où vous voyez vos prix d’achat bouger. Si la pile grossit dans un tiroir, l’huile augmente, un livreur facture deux caisses de trop et vos fiches techniques affichent les prix du printemps. Voici le circuit à suivre, les champs à remplir et les pièges d’unités.

Ce que vous coûte la saisie des factures fournisseurs

Avant de changer quoi que ce soit, mesurez. À titre d’exemple, pour un restaurant qui reçoit 60 factures par mois, avec 12 lignes en moyenne :

• Lignes par mois : 60 × 12 = 720 lignes
• À 20 secondes par ligne : 720 × 20 = 14 400 secondes, soit 4 heures

Quatre heures, sans compter la recherche des bons, les erreurs et les relances. Ce temps se répartit très bien en dix minutes par jour. Il devient pénible quand il s’accumule en une seule soirée, à la fin du mois.

Le circuit d’une facture, de la porte au paiement

1. Réception. Comparez le bon de livraison à ce qui arrive : quantités, poids, état. Notez tout écart sur le bon, devant le livreur.
2. Classement. Le bon signé va dans une pochette du jour, avec la facture si elle est arrivée.
3. Rapprochement. La facture correspond-elle au bon ? Une caisse refusée ne doit pas réapparaître.
4. Saisie. Le jour même, ou le lendemain matin au plus tard.
5. Contrôle des prix. Comparez à la facture précédente, ligne par ligne, sur vos produits A.
6. Paiement. Par échéance, avec le numéro de facture noté sur le règlement.

Ces six étapes prennent quelques minutes une fois l’habitude prise. Le gain vient de l’étape 3 : sans bon signé, vous n’avez plus aucun moyen de contester.

Que saisir, ligne par ligne

Pour la dernière ligne, demandez à votre comptable comment traiter chaque frais. Un point compte côté cuisine : le coût d’un ingrédient se calcule sur le prix HT net de remise. Un timbre sur la facture ne doit pas gonfler le prix de votre semoule.

Le piège des unités : carton, bidon, sac

Le fournisseur facture à sa façon, votre recette consomme à la sienne. Toute l’erreur est là. Le prix doit entrer dans l’unité de votre stock.

Prix donnés à titre d’exemple. Écrivez ces conversions une fois pour toutes dans votre fichier. Si le fournisseur change de conditionnement, passant d’un bidon de 5 L à un bidon de 3 L sans changer le nom, votre prix au litre devient faux. Ce genre de changement ne se voit que si vous regardez l’unité à chaque saisie.

Repérer une hausse avant qu’elle mange votre marge

C’est ici que la saisie paie. À titre d’exemple, l’huile d’olive passe de 18,000 à 19,500 DT/L :

• Hausse : 1,500 DT/L
• Sur une ojja avec 30 ml d’huile : 1,500 × 0,030 = 0,045 DT par portion
• Sur 40 ojjas par jour pendant 30 jours : 0,045 × 1 200 = 54 DT par mois

Cinquante-quatre dinars sur un seul plat et un seul ingrédient. Répétez ce calcul sur toute la carte et vous comprenez pourquoi un food cost dérive sans que personne ait rien changé en cuisine.

Fixez un seuil simple : toute hausse supérieure à 5 % sur un produit A déclenche une action. Vous pouvez appeler le fournisseur, renégocier vos conditions ou revoir le prix du plat.

Surveillez aussi les baisses. Si un fournisseur vous accorde une remise ou un avoir, il faut qu’ils apparaissent dans vos coûts. Un avoir oublié dans un tiroir, c’est de l’argent que vous avez déjà gagné et que vous ne touchez jamais. Gardez-les avec la facture concernée et vérifiez leur déduction sur le paiement suivant.

À la main ou par photo : comment décider

Même avec un scan, relisez les montants et les quantités. Le gain de temps vient de la saisie, pas du contrôle, qui reste votre travail.

Si vous démarrez, notre modèle Excel de suivi de stock reçoit vos entrées dans une colonne dédiée. Il s’insère dans la routine décrite dans le guide de gestion de stock restaurant.

De la photo aux recettes

Dans Tracer, vous enregistrez les réceptions par fournisseur, avec les frais annexes comme le timbre ou la retenue et le solde à payer. Avec les formules Pro (150 scans par mois) et Max (illimité en usage raisonnable), une photo suffit pour lire une facture. Starter reste en saisie manuelle. Voir la page achats et scan de factures et les tarifs de Tracer.