Achats et scan de factures fournisseurs par IA
Tracer enregistre vos réceptions, le prix de chaque ingrédient par fournisseur, les soldes et les paiements. Le scan IA lit une facture fournisseur à partir d’une photo. Il aide les gérants qui saisissent encore tout à la main. Pro inclut 150 scans par mois, Max est illimité en usage raisonnable, Starter reste en saisie manuelle.
Le lundi matin, il reste une pile de factures de la semaine, écrites à la main pour certaines, tachées d’huile pour d’autres. Si personne ne les saisit, vos coûts de recettes vieillissent. Le scan de factures fournisseurs par IA s’attaque à cette corvée : une photo remplace la saisie ligne par ligne, et vos prix d’achat restent à jour.
De la livraison au solde fournisseur
- Le livreur arrive. Vérifiez les quantités avant de signer.
- Prenez la facture en photo, ou saisissez-la à la main sur Starter.
- Comparez le total lu avec le total imprimé. C’est le contrôle qui prend dix secondes et qui attrape les erreurs de lecture.
- Ajoutez les frais en plus, comme un timbre fiscal ou une retenue.
- La réception entre en stock et met à jour le coût de vos ingrédients.
- Le solde du fournisseur augmente, jusqu’à votre prochain paiement.
Le coût mis à jour remonte dans vos fiches techniques. Vous voyez quel plat souffre d’une hausse sans refaire vos calculs.
Combien de scans de factures vous faut-il ?
Le plus simple est de compter. Reprenez le mois dernier et notez le nombre de factures reçues, tous fournisseurs confondus.
| Votre volume mensuel | Formule adaptée | Scan |
|---|---|---|
| Peu de factures, du temps pour les saisir | Starter, 99 DT/mois | Manuel |
| Jusqu’à 150 factures, soit 5 par jour sur 30 jours | Pro, 149 DT/mois | 150 scans inclus |
| Plus de 150 factures | Max, 199 DT/mois | Illimité en usage raisonnable |
Les prix sont TTC, facturés annuellement. Un café qui reçoit son torréfacteur, sa laiterie et sa boulangerie compte vite ses factures à la semaine. Un restaurant avec un marché quotidien en a bien plus qu’il ne pense : faites le compte avant de choisir.
Exemple : comparer deux fournisseurs sur un produit
Tracer garde le prix de chaque ingrédient par fournisseur. Vous comparez donc à partir de vos vraies factures, pas de vos souvenirs. Chiffres donnés à titre d’exemple.
| Huile d’olive | Prix | 40 L par mois |
|---|---|---|
| Fournisseur A | 18,000 DT/L | 720,000 DT |
| Fournisseur B | 17,200 DT/L | 688,000 DT |
| Différence | 0,800 DT/L | 32,000 DT |
Ces 32 DT par mois font 384 DT sur l’année, sur un seul produit. Avant de changer, regardez aussi la régularité des livraisons et le délai de paiement. Puis servez-vous de cet écart pour négocier avec votre fournisseur actuel.
Savoir ce que vous devez, à qui
Une réception augmente le solde du fournisseur, un paiement le réduit. À titre d’exemple :
| Opération | Montant | Solde |
|---|---|---|
| Facture du 3 | 1 450,000 DT | 1 450,000 DT |
| Facture du 12 | 980,000 DT | 2 430,000 DT |
| Paiement du 15 | − 1 000,000 DT | 1 430,000 DT |
Quand le fournisseur appelle pour réclamer 2 430 DT, vous savez que le paiement du 15 n’a pas été pris en compte et sur quelle facture discuter.
Ce qui est inclus
Réceptions, prix par fournisseur, frais supplémentaires, soldes et paiements font partie des achats dès Starter, en saisie manuelle. Pro ajoute 150 scans IA par mois. Max les rend illimités en usage raisonnable. Si vous restez sur la saisie, notre article sur la saisie des factures fournisseurs vous aide à l’organiser. Chaque achat alimente votre stock. Toutes les formules sont sur la page des tarifs de Tracer.
Questions fréquentes
Comment photographier une facture pour un bon résultat ?
Posez la facture à plat, sous une bonne lumière, et cadrez les quatre coins. Évitez les plis sur les lignes de prix. Une facture froissée dans la poche du livreur se lit moins bien.
Que se passe-t-il si je dépasse 150 scans sur Pro ?
Les 150 scans sont le volume inclus chaque mois dans Pro. Au-delà de ce rythme, la formule Max donne des scans illimités en usage raisonnable. Vous pouvez aussi saisir les factures restantes à la main.
Puis-je enregistrer un timbre fiscal ou une retenue sur un achat ?
Oui. Ces montants s’ajoutent à la réception comme frais supplémentaires, à côté des marchandises. Votre comptable vous dira comment les traiter ensuite dans vos comptes.
Puis-je savoir combien je dois à chaque fournisseur ?
Oui. Chaque fournisseur a son solde, alimenté par ses factures et diminué par vos paiements. Vous le consultez avant de régler le livreur, sans chercher dans une pile de papiers.