Gestion de stock restaurant : la méthode, d’Excel au suivi quotidien
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En bref. Gérer le stock d’un restaurant, c’est comparer chaque semaine ce que vous devriez avoir et ce que vous avez vraiment. Classez vos produits par valeur, fixez un point de commande par produit, puis comptez les plus chers chaque semaine. À titre d’exemple, passer de 12 à 9 jours de stock sur 30 000 DT d’achats libère 3 000 DT.
La gestion de stock d’un restaurant revient à comparer chaque semaine ce que vous devriez avoir et ce que vous avez vraiment. Elle se perd rarement sur un gros problème : une caisse d’huile achetée en double, une rupture de merguez un samedi soir, un carton de thon oublié derrière la semoule suffisent. La méthode ci-dessous tient en quatre chiffres et une routine hebdomadaire, sur papier, sur Excel ou dans un logiciel.
Les quatre chiffres d’une gestion de stock restaurant
Pour chaque produit suivi, vous avez besoin de :
- Stock de départ : ce que vous aviez au dernier comptage.
- Entrées : ce qui a été livré, d’après vos bons et vos factures.
- Sorties théoriques : ce que vos ventes auraient dû consommer.
- Stock compté : ce qui se trouve vraiment sur l’étagère.
Le stock théorique se calcule ainsi :
Stock théorique = stock de départ + entrées − sorties théoriques
La différence avec le stock compté est votre écart. Tout le reste du travail sert à le réduire et à l’expliquer. Si cet écart vous inquiète déjà, notre guide sur les écarts de stock en restaurant détaille les causes une par une.
Classez vos produits avant de compter
Tout compter tout le temps est la meilleure façon d’abandonner au bout de trois semaines. Séparez vos références en trois groupes selon ce qu’elles pèsent dans vos achats.
| Classe | Exemples | Comptage | Règle |
|---|---|---|---|
| A : gros montants | Viande, poisson, huile d’olive, café | Chaque semaine | Sortie pesée, rangement sous clé si besoin |
| B : volume moyen | Semoule, conserves, produits laitiers | Toutes les deux semaines | Point de commande fixé |
| C : petits montants | Épices, sel, sachets de sucre | Chaque mois | Un carton d’avance suffit |
Pour trouver vos produits A, prenez vos factures du mois dernier et triez les montants du plus grand au plus petit. Une vingtaine de références couvrent souvent l’essentiel de la dépense. Commencez par elles et ignorez le reste pendant un mois.
Comment calculer un point de commande
Le point de commande est le niveau où vous devez passer commande pour ne pas tomber à zéro avant la prochaine livraison.
Point de commande = consommation par jour × (délai de livraison + jours de sécurité)
À titre d’exemple, avec des consommations à remplacer par les vôtres :
| Produit | Conso par jour | Délai | Sécurité | Point de commande | Stock cible (7 jours) |
|---|---|---|---|---|---|
| Merguez | 4 kg | 1 jour | 1 jour | 8 kg | 28 kg |
| Huile d’olive | 6 L | 2 jours | 1 jour | 18 L | 42 L |
| Œufs | 90 pièces | 1 jour | 1 jour | 180 pièces | 630 pièces |
Lecture : il vous reste 8 kg de merguez, vous commandez 28 − 8 = 20 kg. Le calcul remplace l’intuition du samedi matin et permet à un second de commander à votre place.
Le frais ne suit pas forcément le stock cible à 7 jours. Si un produit se garde mal, réduisez la cible et augmentez le nombre de livraisons. La rotation compte autant que la quantité : voyez comment appliquer le FIFO en cuisine pour que le plus ancien sorte en premier.
Gestion de stock restaurant sur Excel : ce qui tient, ce qui casse
Un fichier Excel convient pour démarrer. Notre modèle gratuit de suivi de stock restaurant reprend cette structure : une ligne par produit, avec l’unité, le stock de départ, les entrées, les sorties, le stock théorique, le stock compté, l’écart et le prix d’achat.
Trois habitudes le gardent fiable :
- Une seule unité par produit. Le kilo ou le litre, jamais le carton un jour et la pièce le lendemain.
- Une seule personne qui saisit. Deux versions du fichier sur deux téléphones, et plus personne ne sait laquelle est juste.
- Une saisie le jour de la livraison. Trois semaines de factures à rattraper, c’est un fichier mort.
Le point faible reste les sorties. Excel ne sait pas que vous avez vendu 62 ojjas mardi. Vous devez multiplier vos ventes par vos recettes à la main, ou vous contenter de déduire le stock compté, ce qui cache les pertes.
Quand quitter Excel. Le fichier tient si ces trois conditions sont réunies : moins d’une cinquantaine de références suivies, une carte qui change peu, une personne disponible pour le tenir chaque semaine. Si deux de ces conditions tombent, le fichier donnera des chiffres faux sans prévenir, et il vaut mieux passer à un outil relié aux ventes.
La routine d’une semaine
- Lundi matin : comptage des produits A, avant la première livraison.
- Lundi après-midi : calcul de l’écart et commande de la semaine à partir des points de commande.
- À chaque livraison : pesée, contrôle du bon, saisie dans la journée.
- Chaque soir : les pertes notées sur une feuille à côté de la poubelle, en poids et en motif.
- Fin de mois : inventaire complet avec fiche Excel et calcul du coût matière.
Trente minutes bien placées le lundi évitent plusieurs allers-retours chez le grossiste dans la semaine.
Ce qu’un stock trop lourd vous coûte
Le stock, c’est de l’argent posé sur une étagère. Pour le mesurer, convertissez-le en jours d’achats.
À titre d’exemple, un restaurant achète 30 000 DT de marchandises par mois et garde 12 000 DT en stock :
- Jours de stock : 12 000 ÷ 30 000 × 30 = 12 jours
- Objectif : descendre à 9 jours, soit 30 000 × 9 ÷ 30 = 9 000 DT
- Trésorerie libérée : 12 000 − 9 000 = 3 000 DT
Ces 3 000 DT peuvent payer une échéance ou un fournisseur, au lieu de dormir en cartons. Le risque inverse existe : une rupture sur un plat fort vous coûte des ventes le soir même. C’est pour cela que le point de commande se règle produit par produit, et non par une baisse uniforme.
Quand le stock suit les ventes tout seul
Dans Tracer, chaque vente déduit sa recette du stock, et une alerte prévient quand un produit passe sous son seuil. Les comptages se font par session, avec l’écart affiché produit par produit et les ajustements enregistrés avec leur motif. Le détail est sur la page gestion de stock.
Questions fréquentes
Peut-on gérer le stock d’un restaurant avec Excel ?
Oui, pour une petite carte et une seule personne qui saisit. Le fichier ne connaît pas vos ventes : les sorties restent estimées tant que personne ne les rapproche des recettes et du comptage.
Combien de jours de stock garder dans un restaurant ?
Il n’y a pas de chiffre unique. Le frais se compte en jours, l’épicerie en semaines. Partez de votre délai de livraison réel, ajoutez une marge de sécurité, puis ajustez après quatre semaines de suivi.
Qui doit s’occuper du stock dans un petit restaurant ?
Une seule personne responsable, même si plusieurs reçoivent la marchandise. Le chef commande souvent, mais le comptage gagne à être fait ou relu par quelqu’un d’autre, pour garder un regard neutre sur les chiffres.
Faut-il suivre les produits ménagers et les emballages ?
Suivez-les dans un fichier séparé, sans comptage hebdomadaire. Un contrôle mensuel suffit en général. Les emballages à emporter méritent plus d’attention si vous vendez beaucoup en livraison, car une rupture bloque le service.