إدارة مخزون المطعم: طريقة بسيطة من Excel إلى المتابعة اليومية

إدارة مخزون المطعم نادرًا ما تفشل بسبب مشكلة كبيرة. تفشل بسبب صندوق زيت اشتُري مرتين، ونفاد مرقاز يوم السبت مساءً، وعلبة تن نسيها الجميع خلف السميد. هذه الأشياء الصغيرة تأكل الهامش في صمت. الطريقة التالية تعتمد على أربعة أرقام وروتين أسبوعي واحد، وتعمل على الورق أو في Excel أو في برنامج. المهم أن تبدأ بما يكلفك فعلًا، لا بعد كل حبة ملح.

الأرقام الأربعة في إدارة مخزون المطعم

لكل مادة تتابعها، تحتاج إلى:

• مخزون البداية: ما كان عندك عند آخر عد.
• الداخل: ما استلمته حسب وصولات التسليم والفواتير.
• الخارج النظري: ما كان يجب أن تستهلكه مبيعاتك.
• المخزون المعدود: ما يوجد فعلًا على الرف.

المخزون النظري = مخزون البداية + الداخل − الخارج النظري

الفرق بين المخزون النظري والمعدود هو ما تبحث عنه. كل ما بقي من عملك هدفه تفسير هذا الفرق وتقليصه.

مثال سريع: بدأت الأسبوع بـ20 كغ مرقاز، واستلمت 30 كغ، وبعت 250 عجة بـ150 غ لكل واحدة، أي 37,5 كغ. المخزون النظري 12,5 كغ. إذا وجدت 10 كغ على الرف، فالفرق 2,5 كغ. بسعر افتراضي 28,000 دينار للكيلوغرام، هذه 70 دينارًا في أسبوع على مادة واحدة، وقد تعني حصصًا أكبر من الوصفة.

صنف المواد قبل أن تعد

من يعد كل شيء طوال الوقت يتوقف بعد ثلاثة أسابيع. قسم المواد إلى ثلاث مجموعات حسب وزنها في مشترياتك.

لتجد مواد الصنف أ، خذ فواتير الشهر الماضي ورتب المبالغ من الأكبر إلى الأصغر. عشرون مادة تقريبًا تغطي عادة الجزء الأكبر من الإنفاق. ابدأ بها وتجاهل الباقي شهرًا كاملًا.

كيف تحسب نقطة الطلب؟

نقطة الطلب هي المستوى الذي تطلب عنده حتى لا تصل إلى الصفر قبل التسليم التالي.

نقطة الطلب = الاستهلاك اليومي × (مدة التسليم + أيام الأمان)

كمثال، باستهلاك تعوضه بأرقامك:

القراءة: بقي لديك 8 كغ مرقاز، فتطلب 28 − 8 = 20 كغ. هذا الحساب يعوض حدس صباح السبت، ويسمح لمساعدك بالطلب مكانك.

المواد الطازجة لا تتبع بالضرورة هدف 7 أيام. إذا كانت المادة لا تحفظ طويلًا، فاخفض الهدف وزد عدد مرات التسليم. وضع القديم دائمًا أمام الجديد حتى يخرج أولًا.

إدارة المخزون في Excel: ما ينفع وما ينكسر

ملف Excel يكفي للبداية: سطر لكل مادة مع الوحدة، مخزون البداية، الداخل، الخارج، النظري، المعدود، الفرق، وسعر الشراء. ثلاث عادات تحافظ على صحته:

1. وحدة واحدة لكل مادة. الكيلوغرام أو اللتر، لا الصندوق يومًا والقطعة في اليوم التالي.
2. شخص واحد يدخل البيانات. نسختان على هاتفين، ولا أحد يعرف أيهما صحيحة.
3. الإدخال يوم التسليم. فواتير ثلاثة أسابيع متراكمة تعني ملفًا ميتًا.

نقطة الضعف تبقى الكميات الخارجة. Excel لا يعرف أنك بعت 62 عجة يوم الثلاثاء، فعليك ضرب المبيعات في الوصفات يدويًا.

متى تترك Excel؟ يصمد الملف إذا اجتمعت ثلاثة شروط: أقل من خمسين مادة متابعة تقريبًا، قائمة تتغير قليلًا، وشخص متاح لتحديثه كل أسبوع. إذا سقط شرطان، يعطيك الملف أرقامًا خاطئة دون تنبيه، والأفضل عندها أداة مربوطة بالمبيعات.

الاستلام: الباب الأول الذي يضيع منه المخزون

جزء من الفرق يبدأ قبل أن تدخل البضاعة إلى المخزن. زن ما يصلك، وقارن الوصل بما طلبته، وسجل أي نقص على الوصل نفسه قبل أن يغادر السائق. كمثال، 25 كغ مرقاز في الفاتورة و24 كغ على الميزان، بسعر 28,000 دينار، يعني 28 دينارًا في تسليم واحد، و112 دينارًا إذا تكرر أربع مرات في الشهر.

روتين أسبوعي واحد

• صباح الاثنين: عد مواد الصنف أ قبل أول تسليم.
• بعد ظهر الاثنين: حساب الفرق وطلب الأسبوع حسب نقاط الطلب.
• عند كل تسليم: الوزن، مراجعة الوصل، الإدخال في اليوم نفسه.
• كل مساء: تسجيل الضياع على ورقة قرب سلة الفضلات، بالوزن والسبب.
• آخر الشهر: جرد كامل للمخزون وحساب تكلفة المواد.

هذا الروتين يغذي مباشرة حساب تكلفة الطبق، لأن الفرق بين النظري والفعلي تبدأ من هنا.

كم يكلفك المخزون الزائد؟

المخزون نقود موضوعة على رف. لقياسه، حوله إلى أيام مشتريات. كمثال، مطعم يشتري بـ30 000 دينار شهريًا ويحتفظ بمخزون قيمته 12 000 دينار:

• أيام المخزون: 12 000 ÷ 30 000 × 30 = 12 يومًا
• الهدف: 9 أيام، أي 30 000 × 9 ÷ 30 = 9 000 دينار
• السيولة المحررة: 12 000 − 9 000 = 3 000 دينار

هذه الـ3 000 دينار تسدد قسطًا أو مزودًا بدل أن تنام في الصناديق. الخطر المعاكس موجود: نفاد مادة طبق قوي يكلفك مبيعات الليلة نفسها، ولذلك تُضبط نقطة الطلب مادة بمادة، لا بتخفيض موحد.

إذا كنت تجهز مشروعًا جديدًا، فلا تبالغ في مخزون البداية، كما يبين مثال تكلفة فتح مطعم.

عندما يتبع المخزون المبيعات وحده

في Tracer يخصم كل بيع وصفته من المخزون، ويصلك تنبيه عندما تنزل مادة تحت حدها، وتُسجل التعديلات مع سببها. البرنامج متوفر بالفرنسية والإنجليزية فقط، فمن يدخل البيانات يحتاج إلى إحدى اللغتين.