Inventaire restaurant : la méthode en 6 étapes, avec fiche Excel

L’inventaire d’un restaurant se fait hors service, à deux, sur une fiche classée dans l’ordre des étagères. Il donne votre vrai coût matière : sans lui, votre marge du mois reste une estimation. S’il a mauvaise réputation, c’est parce qu’on le fait tard, fatigué, avec une feuille mal classée. Voici la méthode en six étapes, et ce que doit contenir votre fiche d’inventaire Excel.

Étape 1 : préparer la fiche d’inventaire Excel

Classez les lignes dans l’ordre où vous marchez, pas dans l’ordre alphabétique : chambre froide, congélateur, réserve sèche, bar, ligne de cuisson. Le compteur descend la feuille sans revenir sur ses pas.

Le modèle gratuit de fiche d’inventaire restaurant est déjà construit ainsi. Imprimez-le sans les prix : le compteur n’en a pas besoin.

Étape 2 : choisir le bon moment

Comptez à la même date chaque mois, hors service. La veille d’une grosse livraison est idéale, parce que les étagères sont au plus bas. Un dimanche soir après fermeture ou un lundi avant l’ouverture convient à beaucoup de maisons.

La veille, rangez : regroupez les produits identiques, sortez les cartons vides, vérifiez que chaque contenant fermé porte un nom.

Étape 3 : compter à deux

L’un compte à voix haute, l’autre écrit. Le binôme évite les oublis et décourage les arrangements. Si possible, placez à l’écriture quelqu’un qui ne gère pas ce stock au quotidien.

Quatre règles de comptage :

1. Ne déplacez rien sans le noter. Ce qui est compté reste à sa place.
2. Comptez les unités ouvertes en fraction. Un bidon de 5 L à moitié plein s’écrit 2,500 L.
3. Ouvrez un carton douteux. Un carton fermé peut être vide. Soulevez-le.
4. Comptez les préparations. Une marmite de sauce, de la pâte à brik, des légumes taillés ont une valeur. Utilisez le coût de vos sous-recettes.

Étape 4 : figer les entrées et les sorties

C’est le piège le plus courant. Une livraison reçue pendant le comptage, facturée sur le mois suivant, fausse tout le calcul. Fixez une heure de coupure : tout ce qui entre après cette heure compte pour le mois suivant, et la facture va dans la pile suivante.

Faites pareil pour les ventes. Si vous comptez après le service du soir, le mois s’arrête à la clôture de ce service.

Étape 5 : valoriser le stock

Le comptage donne des quantités. La valorisation donne des dinars. Voici un extrait, à titre d’exemple :

Quel prix retenir quand vous avez acheté à plusieurs prix ? Deux choix tiennent la route : le dernier prix facturé, simple à trouver, ou le coût moyen pondéré, plus juste quand les prix bougent.

À titre d’exemple, pour 20 L d’huile achetés à 17,000 DT et 10 L à 19,000 DT : (20 × 17,000 + 10 × 19,000) ÷ 30 = 17,667 DT/L. Gardez la même méthode d’un mois sur l’autre.

Étape 6 : calculer le coût matière et lire le résultat

L’inventaire répond enfin à la question de départ :

Coût matière du mois = stock initial + achats HT − stock final

À titre d’exemple : 6 200 DT de stock initial, 18 400 DT d’achats, 5 900 DT de stock final. La consommation est de 6 200 + 18 400 − 5 900 = 18 700 DT. Pour 62 000 DT de chiffre d’affaires HT, le ratio est de 30,2 %.

Comparez ce ratio au mois précédent et à ce qu’annoncent vos fiches. Un écart de plusieurs points se creuse produit par produit : notre article sur les écarts de stock en restaurant donne la marche à suivre. La formule du ratio et ses repères sont expliqués dans le calcul du food cost.

Gardez aussi chaque fiche signée, datée et classée par mois. Quand un écart surprend, vous pourrez relire qui a compté, à quelle heure et sur quelle zone. Cette trace vaut plus qu’un souvenir, surtout si l’équipe a changé entre deux inventaires.

Les erreurs qui ruinent un inventaire

• Compter en cartons sur une ligne en kilos. Un carton de 12 boîtes noté 12 au lieu de 1 multiplie la valeur par douze. Relisez les plus grosses lignes.
• Reprendre le chiffre du mois dernier pour aller plus vite. Vous ne comptez plus, vous recopiez.
• Oublier une zone. Le frigo du bar, le congélateur du fond, le stock de la terrasse.
• Corriger le fichier sans noter pourquoi. Gardez une trace de chaque correction : le motif sert au mois suivant.
• Compter sans analyser. Si personne ne regarde les écarts le lendemain, le prochain comptage sera bâclé.

Entre deux inventaires, le suivi quotidien de votre stock évite que tout repose sur un seul soir par mois.

Compter sans ressaisir

Dans Tracer, un inventaire est une session de comptage : les quantités saisies sont comparées au stock calculé à partir des ventes, et l’écart apparaît produit par produit. Les ajustements portent un motif (correction, casse, vol), et le stock est valorisé au coût moyen pondéré. La page gestion de stock montre le déroulé.