Gestion de stock d’un café : suivre le grain, le lait et les citrons
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En bref. Gérez le stock d’un café avec des ratios : fixez un grammage par boisson, multipliez par les ventes de la semaine et comparez à ce que vous avez consommé. À 7 g par express, 1 680 cafés demandent 11,76 kg de grain. Si 13 kg sont partis, cherchez les 1,24 kg manquants.
La gestion de stock d’un café repose sur des ratios : une quantité standard par boisson, multipliée par les ventes, puis comparée à ce qui est réellement parti. Personne ne pèse chaque tasse, et la marchandise part par petites touches : une dose de grain, un fond de lait, un demi-citron. Vous avez peu de références, beaucoup de ventes et des marges qui se jouent au gramme.
Pourquoi la gestion de stock d’un café est différente
Un restaurant suit des dizaines d’ingrédients pour une centaine de plats. Un café tourne autour d’une poignée de produits vendus des centaines de fois par jour.
| Famille | Produits | Risque principal | Fréquence de contrôle |
|---|---|---|---|
| Grain | Café en grains, décaféiné | Dérive de la dose, purges | Chaque semaine |
| Lait | Lait entier, lait de substitution | Fonds de pichet jetés | Chaque semaine |
| Fruits | Citrons, oranges, fraises | Fruits abîmés, pressage inégal | Tous les deux jours |
| Boissons | Eau, sodas, jus | Vol, offerts non notés | Chaque semaine |
| Sec | Sucre, thé, chocolat, sirops | Stock qui dort | Chaque mois |
| Consommables | Gobelets, couvercles, serviettes | Rupture en plein service | Chaque mois |
Résultat : un contrôle hebdomadaire de quatre ou cinq produits couvre l’essentiel de votre risque. Une demi-heure suffit.
Fixer vos ratios, boisson par boisson
Un ratio est la quantité standard de matière par boisson vendue. Mesurez-les chez vous, avec vos tasses et votre machine. Voici un exemple à adapter :
| Boisson | Grain | Lait | Autre |
|---|---|---|---|
| Express | 7 g | ||
| Capucin | 7 g | 60 ml | |
| Café direct | 7 g | 120 ml | |
| Citronnade (verre) | 2 citrons, 30 g de sucre | ||
| Thé à la menthe | 4 g de thé, 25 g de sucre, un dixième de botte de menthe |
Pour connaître votre dose réelle, sortez dix doses du moulin et pesez chacune. Une dose affichée à 7 g qui sort à 8 g coûte 14,3 % de grain en plus sur chaque tasse, sans que personne ne s’en aperçoive.
Une fois vos ratios fixés, ils servent aussi à calculer votre marge. Le prix de revient d’un express part exactement du même grammage.
Le contrôle hebdomadaire : ventes contre grain consommé
Voici le calcul à refaire chaque lundi. À titre d’exemple, un café vend chaque jour 180 express et 60 capucins, sept jours sur sept :
- Boissons au grain de la semaine : (180 + 60) × 7 = 1 680 tasses
- Grain théorique : 1 680 × 7 g = 11,76 kg
- Grain réellement consommé : stock de lundi + livraisons − stock du lundi suivant = 13 kg
- Écart : 13 − 11,76 = 1,24 kg, soit 10,5 % de plus que prévu
- Valeur à 40,000 DT/kg : 1,24 × 40,000 = 49,600 DT sur la semaine
Il est normal d’avoir un petit écart : le réglage du moulin le matin, les purges, une tasse ratée. À vous de fixer le niveau acceptable. Au-delà, la cause se cherche dans cet ordre :
- Dose : le moulin a-t-il bougé ? Repesez dix doses.
- Réglages : combien de doses part chaque matin à l’évier ?
- Offerts : patron, famille, équipe, habitués.
- Tasses non enregistrées : une boisson servie sans passer en caisse.
Faites le même calcul pour le lait. À 60 capucins par jour et 60 ml chacun, le besoin est de 3,6 L par jour, soit 25,2 L par semaine. Si vous en achetez 31 L, regardez ce qui reste au fond des pichets. Une habitude simple réduit ce poste : un pichet à la bonne taille pour le nombre de tasses.
Commander sans se tromper
Pour les produits frais, le calcul reste celui du point de commande : consommation par jour multipliée par le délai de livraison, plus une marge de sécurité. Deux particularités s’y ajoutent.
La météo et le calendrier. Une chaleur précoce fait bondir la citronnade et l’eau. Le mois de ramadan bouleverse vos horaires et vos volumes. Comparez à la même période de l’an dernier plutôt qu’à la semaine passée.
La fraîcheur du grain. Ne stockez pas trois mois de café pour une petite remise. Commandez au rythme de votre consommation et gardez le grain fermé, au sec, loin de la machine.
Le stock qui dort derrière le comptoir
Regardez vos sirops, vos thés parfumés, vos chocolats de saison. Ces produits, achetés pour une idée de boisson, restent souvent à moitié pleins pendant des mois. Avant de racheter un nouveau parfum, posez-vous une question simple : combien de verres en vendrai-je par semaine ?
À titre d’exemple, un sirop à 24,000 DT le litre, à 30 ml par verre, donne environ 33 verres. Si vous en vendez 2 par semaine, la bouteille dure plus de 16 semaines. Ce produit n’a pas sa place sur votre carte, sauf pour un client fidèle.
Nos repères sur le ratio matière des boissons vous aideront à décider ce qui reste.
La routine qui tient dans un café
- Chaque matin : le serveur d’ouverture vérifie le grain, le lait, les citrons et les gobelets.
- Chaque lundi : comptage du grain, du lait et des boissons, à reporter dans votre fichier Excel de suivi de stock.
- Chaque mois : comptage complet, y compris le sec et les consommables.
- À chaque changement : nouvelle dose, nouvelle tasse, nouveau fournisseur de grain, mettez vos ratios à jour.
Quand chaque tasse sort du stock toute seule
Tracer propose un mode café, avec une préparation allégée et une carte au centre. Chaque boisson vendue déduit sa recette du stock, y compris le grain et le lait, et une alerte signale les produits sous leur seuil. Voir la page solution pour les cafés.
Questions fréquentes
Combien d’express donne un kilo de café ?
Cela dépend de votre dose. À 7 g par tasse, un kilo donne 142 express en théorie, moins une part pour les purges et les réglages. Pesez dix doses sortant de votre moulin pour connaître votre chiffre réel.
Faut-il compter le sucre et les gobelets ?
Une fois par mois suffit. Leur valeur est faible, mais une rupture de gobelets bloque la vente à emporter. Fixez un seuil simple, par exemple un carton d’avance, et confiez cette vérification au serveur d’ouverture.
Comment suivre les boissons offertes aux habitués ?
Enregistrez-les en caisse avec une remise à 100 %, et notez pourquoi dans votre cahier d’équipe. Le geste reste le même pour le client, mais la tasse sort du stock et votre comparaison entre ventes et grain consommé reste juste.