Clôture de journée restaurant : la procédure en 20 minutes

Il est minuit, le dernier client est parti et vous êtes fatigué. Vous comptez vite, vous notez un chiffre et vous fermez. Trois semaines plus tard, il manque de l’argent et personne ne sait pourquoi. Une clôture de journée restaurant sert à constater le chiffre du jour tant qu’on peut encore l’expliquer. Bien organisée, elle prend vingt minutes.

Les six étapes, dans le bon ordre

L’ordre compte. Si vous comptez avant d’avoir arrêté les ventes, vous recommencerez.

Comptez à l’aveugle. Si celui qui compte connaît déjà le chiffre attendu, il finira par le trouver, volontairement ou non.

Exemple complet en dinars

Voici une journée, avec des montants donnés à titre d’exemple. Nous commençons par les ventes, regroupées par moyen de paiement.

Pour les espèces, le calcul se fait à part :

• Fond de caisse du matin : 200,000 DT
• Ventes en espèces : + 1 480,500 DT
• Sorties d’espèces (bouteille de gaz, justificatif gardé) : − 65,000 DT
• Théorique en caisse : 1 615,500 DT
• Compté en caisse : 1 609,000 DT
• Écart : −6,500 DT

Si vous laissez le même fond de 200,000 DT, la remise en banque du jour est de 1 609,000 − 200,000 = 1 409,000 DT.

Dans cet exemple, une brik se vend 6,500 DT. Le manquant fait donc penser à un plat servi sans être saisi plutôt qu’à une erreur de monnaie. C’est exactement pour ça qu’il faut regarder le montant, et pas seulement son signe.

Quand faut-il s’inquiéter d’un écart ?

Fixez un seuil à l’avance, sinon vous déciderez selon votre humeur. Voici une règle simple à adapter.

Le seuil dépend de votre chiffre d’affaires. Un écart de 20 DT n’a pas le même sens dans un café de quartier et dans un grand restaurant. Pour lire ces écarts et remonter à la cause, suivez notre méthode de gestion de caisse et d’écarts.

Ce qu’il faut relire avant de partir

L’écart ne dit pas tout. Une journée peut tomber juste alors qu’un problème se cache dans les opérations. Relisez ces quatre listes, en deux minutes :

• Les annulations après envoi en cuisine. Le plat a été produit : qui l’a annulé et pourquoi ?
• Les remises et offerts. Un motif manquant se traite le soir même, pas la semaine suivante.
• Les remboursements. Le client était-il là ? Le plat est-il revenu en stock ?
• Les crédits clients. Le bon est-il signé, et le client connu ?

Ces opérations demandent un peu de discipline. Si les offerts se multiplient, ils pèsent sur votre marge autant qu’un fournisseur trop cher. Suivre leur effet revient à suivre vos écarts de stock.

Et si le service finit après minuit ?

Dans un café ou un restaurant ouvert tard, surtout pendant le ramadan, la date change en plein service. Ne coupez pas à minuit pour autant. Une journée de caisse commence à l’ouverture et finit à la clôture, même si elle se termine à 1 h 30.

Choisissez une règle et gardez-la : la journée porte la date de son ouverture. Sinon, un même service se retrouve réparti sur deux jours et vos comparaisons ne veulent plus rien dire. Vérifiez ce point avec votre comptable, pour que vos fiches et vos déclarations racontent la même histoire.

Comparez ensuite chaque clôture à celle du même jour de la semaine précédente. Un vendredi se compare à un vendredi, pas à un mardi. Une chute nette, sans raison connue, mérite une question dès le lendemain matin.

Ce qu’il faut garder, et où

Chaque soir, tout entre dans une pochette à la date du jour :

• La fiche de clôture signée.
• La clôture du TPE.
• Les justificatifs des sorties d’espèces.
• Les bons de crédit client.

Votre comptable vous demandera ces pièces. Si votre clôture est tenue chaque jour, votre mois se boucle bien plus vite.

Sans logiciel, utilisez notre modèle de clôture de caisse journalière. Il calcule le théorique et garde l’écart de chaque jour pour que vous voyiez la tendance.

Les erreurs qui faussent tout

1. Prendre de l’argent dans la caisse sans le noter. Même pour vous, même pour une heure.
2. Changer le fond de caisse. Un fond qui varie chaque jour rend le calcul inutile.
3. Clôturer le lendemain. Plus personne ne se souvient de rien.
4. Mélanger pourboires et recette. Un pourboire laissé dans le tiroir crée un excédent trompeur.
5. Annuler un écart à la main. Un écart se documente. Il ne s’efface pas.

Clôturer sa journée dans Tracer

Dans la caisse Tracer, chaque session s’ouvre avec un fond de caisse et se ferme par un comptage qui fait ressortir la différence. Les annulations et les remises restent dans les journaux d’activité avec leur auteur, chaque remise porte son motif, et la journée rejoint votre historique financier.