Gestion des tables et réservations au restaurant
Tracer suit les tables ouvertes à la caisse, tournée après tournée, et affiche les réservations en trois vues : aujourd’hui, calendrier et à venir. C’est utile aux restaurants et cafés qui prennent des réservations par téléphone et veulent un carnet partagé à la place du cahier. Le service à table fait partie de Pro et Max.
Le téléphone sonne en plein service. Le cahier est à l’autre bout de la salle, le serveur note la réservation sur un coin de ticket, et samedi deux familles arrivent pour la même table. La gestion des tables et des réservations demande surtout une chose : que toute l’équipe regarde la même information.
Trois vues pour le carnet de réservations
Chaque vue répond à une question différente de la journée.
| Vue | Question | Quand la regarder |
|---|---|---|
| Aujourd’hui | Qui vient ce soir, à quelle heure, à combien ? | Au briefing avant le service |
| Calendrier | Reste-t-il de la place samedi prochain ? | Quand le client est au téléphone |
| À venir | Quels groupes arrivent cette semaine ? | Le lundi, pour préparer les commandes |
Le briefing de cinq minutes change déjà beaucoup. Le responsable lit la vue du jour à l’équipe, signale les grandes tablées et prévient la cuisine. Le chef ajuste sa mise en place au lieu de découvrir un groupe de douze à 20 h.
Combien de réservations accepter pour un samedi ?
Accepter tout ce qui appelle remplit le carnet et bloque la salle. Faites plutôt ce calcul, ici à titre d’exemple.
| Donnée | Valeur |
|---|---|
| Tables | 12 |
| Durée du service | 19 h à 22 h 30, soit 210 minutes |
| Durée moyenne d’un repas | 90 minutes |
| Rotations par table | 210 ÷ 90 = 2,3, à arrondir à 2 |
| Capacité | 12 × 2 = 24 tablées |
Avec 24 tablées, décidez combien vous gardez pour les clients sans réservation. Si vous en réservez 8, il vous reste 16 tablées à prendre au téléphone. Ajustez avec votre propre durée de repas : un déjeuner rapide n’a rien à voir avec un dîner de famille.
Deux réglages évitent les mauvaises surprises :
- Échelonnez les arrivées. Vingt couverts à 20 h saturent la cuisine, même si la salle peut les accueillir. Proposez 19 h 30 ou 20 h 30.
- Gardez une marge entre deux services. Une table annoncée libre à 21 h l’est rarement à 21 h pile.
Notre article pour réduire le temps d’attente va plus loin sur le rythme de la salle.
Comment une table vit dans la caisse
Une fois les clients assis, le service se passe dans la caisse POS, au cœur du système de caisse pour restaurant.
- Le serveur ouvre la commande sur place et envoie les entrées en cuisine, sans encaisser.
- La deuxième tournée s’ajoute à la même table. Les boissons partent au bar, les plats à leur poste sur l’écran cuisine.
- Le café de fin de repas s’ajoute encore.
- La table règle en une fois, ou tournée par tournée.
Pour une tablée de collègues, partez sur des additions séparées dès le début du repas : le serveur sait qui a pris quoi, et la fin de service ne se transforme pas en calcul collectif. Pour une famille, une seule addition avec paiement réparti suffit souvent.
Salle, terrasse, emporté : garder le fil
Les tables vivent à côté de l’emporté et de la livraison dans la même caisse. Un café le voit bien : terrasse pleine, deux commandes à emporter au comptoir, un client qui cherche sa carte. Le caissier met ce panier en attente, sert les autres et reprend sans ressaisir.
Tables et réservations : quelle formule ?
Le service à table et les réservations sont inclus dans Pro (149 DT/mois) et Max (199 DT/mois), TTC, facturés annuellement. Starter ne comprend pas la caisse. Avant de choisir, vérifiez le contenu de chaque formule sur la page des tarifs de Tracer.
Questions fréquentes
Comment traiter un groupe qui veut plusieurs additions ?
Ouvrez une seule table, envoyez les commandes en cuisine, puis séparez les additions au moment de payer. Le groupe peut aussi répartir un même règlement entre espèces et carte.
Une table peut-elle rester ouverte plusieurs heures ?
Oui. Vous n’avez pas à encaisser tout de suite. La commande part en cuisine sans paiement, et les tournées s’ajoutent jusqu’au règlement. C’est le fonctionnement normal d’un café où les clients s’installent.
Que faire d’une réservation qui ne vient pas ?
Fixez une règle claire avec l’équipe, par exemple libérer la table après quinze minutes de retard. Appelez le client avant, surtout pour un groupe. Annoncez ce délai au moment de prendre la réservation.
Que noter quand un client réserve par téléphone ?
Le nom, le numéro, le nombre de couverts, l’heure et les demandes utiles : chaise haute, allergie, anniversaire. Répétez la date à voix haute avant de raccrocher, c’est là que naissent les doublons.